„Europejski Fundusz Rolny na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”
Operacja jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach działania „Wsparcie na rzecz kosztów bieżących i aktywizacji” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

Informacja dot. realizacji działań Osi 4 Leader w Departamencie SW

INFORMACJE Z URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO

 

1. Ocena wniosków na "Wybór LGD do realizacji LSR"

Nabór wniosków trwał w terminie: 17.11.2009 r. - 15.01.2009 r.

Złożono 42 wnioski wraz z załącznikami.

Zgodnie z Rozporządzeniem MRiRW z dnia 23 maja 2008r. w sprawie szczegółowych kryteriów i sposobu wyboru lokalnej grupy działania do realizacji lokalnej strategii rozwoju w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 samorząd województwa był zobowiązany do rozpatrzenia wniosków w terminie 3 miesięcy od dnia ich złożenia, a w przypadku wezwania LGD do złożenia koniecznych uzupełnień termin ten wydłużał się o czas niezbędny do uzyskania w/w uzupełnień i wyjaśnień (2 uzupełnienia oraz wyjaśnienia, jeśli są konieczne dla rozstrzygnięcia sprawy - termin uzupełnień i wyjaśnień to14 dni od dnia otrzymania przez LGD stosownego pisma).

Każde wezwanie wnioskodawcy do złożenia uzupełnień zawieszało procedurę oceny wniosku do czasu wniesienia przez LDG prawidłowo uzupełnionej dokumentacji.

Pisma o uzupełnienie wysyłane były do LGD na bieżąco pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz w tym samym dniu faksem lub pocztą elektroniczną.

Należy podkreślić, iż kilka LGD nie odbierało przesyłki z placówki pocztowej, przedłużając tym samym 14 dniowy termin na wniesienie uzupełnień (pisma były odbierane dopiero po drugim powiadomieniu poczty), co spowodowało wydłużenie procedury zamknięcia listy rankingowej, która z tego powodu była wstrzymana.

W związku z faktem, iż podczas oceny wniosków wystąpiła konieczność zaciągnięcia opinii Instytucji Zarządzającej i Departamentu Prawnego odnośnie dalszego postępowania w przedmiotowych sprawach, procedura oceny wydłużyła się o czas niezbędny do uzyskania w/w opinii.

 

Przykłady: 

- Stowarzyszenie Gościniec 4 Żywiołów - dostarczyło wraz z uzupełnieniem wniosku dwie uchwały Walnego Zebrania Członków o tym samym numerze, podjętych w tym samym dniu, różniących się treścią, 

- Stowarzyszenie Pogórze Sądeckie Kochełm, Stowarzyszenie Rozwoju Gminy Chełmiec - problem figurowania jednej gminy w dwóch stowarzyszeniach, 

- Miechowskie Stowarzyszenie Gmin Jaksa LGD- problem związany z brakiem przedstawiciela sektora gospodarczego w organie decyzyjnym, 

- LGD Nad Białą Przemszą- problem związany z brakiem rozdziału w LSR.

LGD, które jako ostanie złożyły uzupełnienia:

Borzęcińsko Radłowska Grupa Działania "Przedgórze"(gm. Borzęcin, Radłów), Jurajska Kraina (Iwanowice, Skała, Słomniki, Sułoszowa), LGD Beskid Gorlicki (Gorlice, Uście Gorlickie, Ropa, Sękowa, Bobowa, Moszczenica, Łużna, Biecz, Lipinki), LGD Dolina Soły (Brzeszcze, Chełmek, Kety, Oświęcim), LGD Gościniec 4 Żywiołów (Kalwaria Zebrzydowska, Lanckorona, Mucharz, Stryszów), a daty wpływu ostatnich uzupełnień do UMWM to: 25 maj, 1 czerwiec, 8 czerwiec, 19 czerwiec br.

Uzupełnienia te musiały zostać zweryfikowane przez dwóch pracowników: weryfikującego i sprawdzającego wnioski, co zostało dokonane w możliwie najkrótszym terminie i procedura oceny wniosków została zakończona ostatecznie w zaledwie kilka dni po wpływie ostatnich uzupełnień od LGD. Zakończyła się ona podjęciem uchwały przez ZWM w dniu 25.06.2009 r.

Zatem pracownicy Departamentu SW, zajmujący się oceną wniosków dochowali należytej staranności i zadbali o to, aby dokumenty zostały jak najszybciej przedstawione na ZWM.

Sporządzenie wszystkich 39 umów ramowych wraz z załącznikami m.in. LSR i załącznikiem budżetowym trwało ok. 5 dni. Przygotowane umowy zostały zgodnie z obowiązującymi w urzędzie procedurami przekazane do Departamentu Prawnego, a następnie do Departamentu BF w celu zarejestrowania w GRUZ. Procedura rejestracji umowy w UMWM trwa zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 13 lutego 2008 r., w sprawie wprowadzenia Generalnego Rejestru Umów i Zleceń w UMWM 14 dni.

LGD zostały zaproszone do siedziby UMWM w celu podpisania umów ramowych w dniu 13.07.2009 r., czyli zaledwie w 11 dni roboczych po podjęciu stosownej uchwały zatwierdzającej listę.

Podpisane przez LGD umowy zostały przedłożone do podpisów osób reprezentujących Samorząd Województwa zgodnie z przekazanymi Departamentowi listami wg., których były następnie uroczyście wręczane przez ZWM.

2. Małopolska na tle innych województw

Lp.

województwo

Ilość LGD podlegających ocenie

Kadra oceniająca

Wniosek/osobę

 

1.

Małopolskie

42

4 osoby

20   (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

 

2.

Wielkopolskie

31

4 osoby

14    (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

 3.

Łódzkie

20

4 osoby

10   (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

4.

Dolnośląskie

19

13 osób

2    (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

5.

Podlaskie

16

5 osób

6      (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

6.

Opolskie

12

4 osoby

6     (w tym jako weryfikujący

i sprawdzający)

3. Ocena wniosków na "Funkcjonowanie LDG"

Zgodnie z KP "Funkcjonowanie LGD nabywanie umiejętności i aktywizacja" wniosek jest oceniany przez 2 pracowników (weryfikującego i sprawdzającego).

Zgodnie z Rozporządzeniem MRiRW z dnia 23 maja 2008 r. w sprawie warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie LGD" objętego PROW na lata 2007-2013 oraz Książką Procedur dotyczącą w/w działania wnioski rozpatruje się w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia, a w przypadku pierwszego wniosku od daty dokonania wyboru LGD do realizacji LSR, tj. od dnia zawarcia "Umowy o warunkach i sposobie realizacji LSR" (tzw. umowy ramowej).

W województwie małopolskim są to zatem następujące daty: 14.07.2009 r. - 32 grupy, 20.07.2009 r. - 1 grupa, 27.07.2009 r. - 5 grup, 18.08.2009 r. - 1 grupa.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku, LGD jest wzywana do złożenia stosownych uzupełnień (2 uzupełnienia po 14 dni + ewentualne wyjaśnienia jeżeli LGD nie dokona prawidłowych czynności w toku postępowania w sprawie ). Każde wezwanie wnioskodawcy do złożenia uzupełnień zawiesza procedurę oceny wniosku do czasu wniesienia przez LDG prawidłowo uzupełnionej dokumentacji.

Zgodnie z obowiązującymi SW Książkami Procedur, przekazanymi wszystkim samorządom w formie Wytycznych Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, w przypadku zaistnienia okoliczności mogących mieć wpływ na negatywne rozpatrzenie wniosku, pracownik weryfikujący ma obowiązek zasięgania opinii Instytucji Zarządzającej (MRiRW) lub Agencji Płatniczej (ARiMR). Z uwagi na to, iż zapisy w/w rozporządzenia nie są na tyle szczegółowe oraz aby zapobiec w konsekwencji ewentualnym zwrotom dofinansowania przez LGD, IZ przewidziała możliwość wydawania stosownych interpretacji na potrzeby oceny przez SW wniosków. Zwiększa to szanse LGD na otrzymanie dofinansowania, a tym samym nie naraża SW, jak i wnioskodawcy na ewentualny zwrot środków finansowych.

Stan oceny wniosków na dzień 13.10.2009 r.: 

wnioski pozytywnie zweryfikowane: 10 

II uzupełnienie, które wpłynęło do UMWM podlegające dalszej ocenie: 1 

wnioski wymagające dodatkowych wyjaśnień: 7 

lp. LGD, które nie złożyło jeszcze uzupełnień: 19 

lp. LGD, która nie złożyła uzupełnień w wymaganym terminie: 1 

lp. wniosków pozostawionych bez rozpatrzenia: 1 (wniosek został złożony niezgodnie z rozporządzeniem- faxem)

4. Małopolska na tle innych województw - ocena wniosków na Funkcjonowanie LGD 

- województwo dolnośląskie (19 LGD)

- wnioski w trakcie weryfikacji, ok. 6 umów podpisanych; 

- województwo łódzkie (20 LGD) - trwa proces podpisywania umów na "Funkcjonowanie LGD"; 

- województwo podlaskie (16 LGD) - podpisywanie umów zostało zakończone; 

- województwo wielkopolskie (31 LGD) - ocena wniosków została przedłużona, zaledwie kilka podpisanych umów.

5. Szkolenia i konsultacje dla LGD

Lokalne Grupy Działania z terenu województwa małopolskiego korzystały z szeregu szkoleń organizowanych w celu lepszego ich przygotowania do aplikowania o środki, w tym m.in. 

2 szkolenia zorganizowane przez Departament SW z udziałem Dep. PN oraz przedstawiciela ARiMR, dotyczące statutów oraz działań osi IV Leader - lipiec 2008 r. 

dwudniowe szkolenie zorganizowane przez Departament SW, dotyczące wypełniania wniosków z zakresu "Wyboru LGD" i "Funkcjonowania LGD" oraz zagadnień związanych z "Wdrażaniem LSR - listopad 2008 r. 

dwudniowe szkolenie organizowane przez FAPA i MRiRW, z udziałem pracowników Departamentu SW, dotyczące funkcjonowania LGD oraz realizacji postanowień umowy ramowej - wrzesień 2009 r.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że Małopolska Sieć LGD, która w ramach przeprowadzanego przez SW konkursu organizacji pozarządowych uzyskała środki z budżetu SW zobowiązała się przeprowadzić cykl bezpłatnych szkoleń dla lokalnych grup działania - zgodnie ze zgłaszanym przez nie zapotrzebowaniem. Na chwilę obecną nie otrzymaliśmy żadnych informacji od Małopolskiej Sieci LGD nt. przeprowadzonych przez nią ewentualnych szkoleń, które dla LGD powinny być bezkosztowe. Małopolska Sieć LDG zwróciła sie z prośbą o sfinansowanie kosztów wynajmu sali szkolenie dla przedstawicieli LGD. W dniu 1 października br. (pierwszy dzień szkolenia) udostępniona została sala przy ul. Wielickiej 72, oraz został zapewniony poczęstunek w formie kawy i herbaty dla uczestników spotkania w ramach środków KSOW.

W dniu 2 października br. (drugi dzień szkolenia). Departament SW w ramach środków finansowych z KSOW zapewnił salę wykładową[u1] . Na w/w spotkanie Małopolska Sieć LGD zaprosiła przedstawiciela ARiMR. Ponadto podkreślić należy, iż pracownicy Departamentu SW (Zespół Leader, Zespół Płatności) brali udział w w/w szkoleniu i udzielali podczas spotkania odpowiedzi na pytania LGD, jak również podczas przerwy uczestniczyli w konsultacjach indywidualnych z przedstawicielami LGD.

Zgodnie z uzyskanymi informacjami, uczestnicy szkolenia musieli ponieść koszty udziału w w/w szkoleniu w wysokości 200 zł /osobę/2 dni.

Na dzień 27.10.2009 r. Departament SW zaplanował zorganizowanie szkolenia dla przedstawicieli LGD, na które zostali zaproszeni przedstawiciele MRiRW oraz ARiMR. Tematem szkolenia będzie: Wdrażanie projektów współpracy, Wdrażanie LSR, przepływ informacji pomiędzy beneficjentem, Instytucją Wdrażającą i Instytucją Płatniczą,

Równocześnie w ramach działania Sekretariatu KSOW w Małopolsce lokalne grupy działania miały możliwość bezpłatnego udziału w międzynarodowym seminarium w Mikołajkach pt: Projekty współpracy - wymiar międzyregionalny i międzynarodowy zorganizowanym na zlecenie Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w dniach 12- 15 października br. oraz szkoleniach dotyczących tematyki rozliczeń finansowych pt: Finanse i księgowość w LGD oraz Obowiązki organizacji pozarządowej LGD wobec ZUS zorganizowanym przez CDR na zlecenie SR KSOW w Województwie Małopolskim. Szkolenie organizowane jest w dwóch grupach warsztatowych Ew dniach 5 i 19 października br. oraz 6 i 20 października br..

Należy również podkreślić, iż wszystkie LGD w swoich budżetach na rok 2009 r. zaplanowały szkolenia zarówno dla członków organów stowarzyszeń, zatrudnionych pracowników, jak również dla beneficjentów, koszty z tym związane mogły ponosić od stycznia 2009 r. i są one kosztem kwalifikowanym w ramach działania Funkcjonowanie LGD.

Równocześnie należy zauważyć, iż pracownicy Zespołu Leader byli wielokrotnie oddelegowani do przeprowadzania szkoleń bezpośrednio w siedzibach LGD, w momencie zgłoszenia takiego zapotrzebowania (np. na zaproszenie LGD Beskid Gorlicki, LGD Klimas, LGD Spisz i Okolice).

Ponadto w ramach działań wspierających współpracę i wymianę doświadczeń partnerów SR KSOW sfinansował koszt cateringu oraz noclegi uczestników konferencji organizowanej przez UR w dniach 9 - 10 lipca br.

W procesie oceny wniosków złożonych przez LGD, działania Zespołu Leader są ukierunkowane na indywidualne udzielanie pomocy w przypadku pojawiających się nieprawidłowości podczas oceny, polegające na:

• indywidualnych kontaktach z osobami odpowiedzialnymi za sporządzenie wniosku (indywidualne konsultacje z osobą weryfikującą wniosek);

• umieszczaniu w korespondencji szczegółowych opisów, dotyczących braków i nieprawidłowości oraz informacji nt. możliwości ich usunięcia.

Takie indywidualne podejście w procesie oceny złożonych wniosków wydawało się być bardziej efektywne i zrozumiałe dla wnioskodawców, niż szeroko rozumiane szkolenia. Dzięki temu LGD miały możliwość szybkiego usunięcia nieprawidłowości i złożenia wymaganego uzupełnienia w 14 dniowym terminie.

Jednakże z informacji, przekazanej przez przedstawicieli Małopolskiej Sieci LGD na spotkaniu z Panem Marszałkiem, wynika, iż LGD preferuje szkolenia grupowe.

W związku z tym planuje się odejście od indywidualnych konsultacji przeprowadzanych z LGD i zorganizowanie szkolenia na temat wypełniania wniosków.

Ponadto zgodnie z ustaleniami ze spotkania Małopolskiej Sieci LGD, które odbyło się w dniu 19.08.2009 r. z udziałem pracowników Zespołu Leader, na stronie internetowej UMWM została zamieszczona książka procedur "Funkcjonowanie LGD nabywanie umiejętności i aktywizacja", którą samorząd województwa ma obowiązek stosować dokonując oceny wniosków. Wszystkie lokalne grupy działania zostały poinformowane mailowo o tym fakcie, w celu zapoznania się w szczególności z kartą weryfikacji wniosku oraz instrukcją wypełniania karty weryfikacji, jaką zobligowany jest wypełnić pracownik oceniający wniosek.

Ponadto wszystkie otrzymywane przez Departament SW interpretacje Instytucji Zarządzającej oraz Płatniczej, są przekazywane drogą mailową lub listownie do wszystkich LGD, tak aby zapewnić stały przepływ informacji.

Należy podkreślić, iż terminowość wysyłania pism uzależniona jest również od obecności osoby upoważnionej do podpisywania korespondencji, związanej z oceną wniosku, a w przypadku nieobecności w/w osób korespondencja wysyłana jest do podpisu do ZWM.

6. Podsumowanie

Ocena wniosków jest przeprowadzana przez pracowników zgodnie z przekazanymi przez IZ wytycznymi i procedurami, a indywidualne podejście do każdego wnioskodawcy przyczynia się do skuteczniejszego udzielania pomocy, a tym samym zwiększenia możliwości pozyskania przez LGD dofinansowania.

Należy podkreślić, iż rzetelna ocena wniosków o dofinansowanie na tym etapie skutkuje prawidłowym wydatkowaniem środków przez LGD, a tym samym nie kwestionowaniem kosztów kwalifikowalnych na etapie wniosków o płatność.